Der Workflow Belegeinreichung kann von berechtigten Benutzern gestartet werden, um Auslagen der Mitarbeiter mit dem Haus abzurechnen. Optional kann der Mitarbeiter, wenn er den Beleg scannen kann, diesen dem Workflow beilegen.
Die Workflowfelder sind: Belegdatum, Belegnummer, Kostenstelle, Kostenträger, Kostenart, Fachabteilung, Bemerkung, Bearbeitungshinweis, Kreditorenkonto, Netto-, Mehrwertsteuer-, Bruttobetrag und optional ein Scan der Rechnung.
Die beteiligten Personen werden über den Fortschritt per E-Mail informiert.
Beachten Sie bitte, dass die Schnittstellen der unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssysteme nicht normiert sind. Der Aufwand für eine automatisierte Übergabe der Daten an Ihre Finanzbuchhaltung erzeugt somit in der Regel Zusatzaufwände.
Berichte: Es stehen zwei Berichte zur Verfügung. Ein tabellarischer Bericht zeigt die Belege. Hierbei kann auf den Status des Workflows gefiltert werden, so dass (1) in Arbeit befindliche von (2) zur Auszahlung anstehende von den (3) vollständig bearbeiteten Workflows unterschieden werden können. In der Regel nutzt man Bericht (3) als Datenbasis für die Übergabe der Belege an die Finanzbuchhaltung.
Installationsschritte: |
Importieren der Workflow XML-Datei. In der Sharepoint-Skriptbibliothek gibt es eine zweite XML-Datei. Sie ist auch zu importieren und in die dort vorhandene Funktion GetUrlWorkflowSchrittMitProzessID ist die URL des PeM.Web einzutragen. |
Vorbedingung: |
Email-Automation für das Senden der Benachrichtigungen |
Berechtigungen auf die Workflow-Schritte: |
Für die drei Workflow-Schritte sind zwei Benutzergruppen einzurichten, bspw. „WORKFLOW-Wohnsitzänderung-Erfassung“ und „WORKFLOW-Wohnsitzänderung-Bestätigung“. Die Benutzer müssen diesen Benutzergruppen zugeordnet werden. |