Um Abteilungsbesprechungen effektiver zu gestalten, kann jeder Mitarbeiter Besprechungsthemen in die Agenda einfließen lassen.
Eine Liste der verschiedenen Agenden steht zur Verfügung. Nach Auswahl der passenden Agenda kann der Mitarbeiter ein bestimmtes Besprechungsdatum oder „Nächstes“ angeben und seinen Punkt mittels Text und Dateien beschreiben.
Nach der Freigabe des Besprechungspunkts kann ein Besprechungsorganisator den Punkt in seine Besprechungsagenda aufnehmen.
Installationsschritte: |
Importieren der Workflow XML-Datei. In der Sharepoint-Skriptbibliothek gibt es eine zweite XML-Datei. Sie ist auch zu importieren und in die dort vorhandene Funktion GetUrlWorkflowSchrittMitProzessID ist die URL des PeM.Web einzutragen. |
Vorbedingung: |
Email-Automation für das Senden der Benachrichtigungen |
Berechtigungen auf die Workflow-Schritte: |
Für die drei Workflow-Schritte sind zwei Benutzergruppen einzurichten, bspw. „WORKFLOW-Besprechungsagenda-Erfassung“ und „WORKFLOW-Besprechungsagenda-Bestätigung“. Die Benutzer müssen diesen Benutzergruppen zugeordnet werden. |
Folgende Variablen des Workflows sind mit passenden Werten zu versehen:
Name der Variablen |
Beschreibung des Inhalts / der Funktion |
Agendalisten (Besprechungsdaten) |
Beinhaltet alle Agenden. Die Werteliste muss an die Agenden des Kunden angepasst werden. |
E-Mail Besprechungsorganisation |
Beinhaltet die E-Mail der Besprechungsorganisation. |