Wird Material oder eine Dienstleistung benötigt, kann der Bestellvorgang mit diesem Workflow formalisiert werden. Eine Position / Abteilung, bspw. Einkauf, kann dann zentral und organisiert die Bestellungen bearbeiten.

Hierfür muss der Mitarbeiter seinen Bestellwunsch mittels folgender Datenfelder beschreiben: (1) Lieferant, (2) Liste von einzukaufenden Artikeln (Anzahl, Einheit, Bezeichnung, Nettopreis, Bruttopreis), (3) Kostenstelle, (4) Kostenträger, (5) Kostenart, (6) Bemerkung.

Der Vorgesetzte besitzt für die Bearbeitung und Bewertung der Bestellung folgende Datenfelder: (7) Bemerkung zum Bestellablauf und (8) eine Ablehnungsbegründung

Gibt der Vorgesetzte die Bestellung frei, fließt die Information zum Einkauf, wo sie bearbeitet werden kann. Auch hier ist eine Nicht-Durchführung der Bestellung möglich (Feld 8). Hier wird der Mitarbeiter nach der Bestellung über die Durchführung / Nicht-Durchführung der Bestellung informiert. Je nach Organisation im Haus, kann nun die Bestellung beim Einkauf abgeliefert werden. Dann kann der Workflow auch den Mitarbeiter über die Anlieferung der Bestellung informieren.