Spezielle Funktionen > Workflow > Veranstaltungsbericht

Nach jeder Veranstaltung ist ein Bericht der Besonderheiten zu erstellen. Die Meldungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden und müssen automatisch an die entsprechenden Stellen gelangen. Für einen Gesamtübersicht ist auch die Intendanz zu informieren.

Aufgrund der verwendeten Web-Technologie können direkt, beispielsweise auf dem Mobiltelefon, Notizen erfasst und weitergeleitet werden. Als Datenfelder stehen hier (1) die betroffene Veranstaltung, (2) die Bemerkungen für die verschiedenen Themenbereiche, (3) Bilddaten der Themenbereiche zur Verfügung.

Die E-Mail-Versendung geschieht zeitgesteuert, so dass beispielsweise zur frühen Morgenstunde die Berichte aller Personen zu einer Veranstaltung thematisch zusammengefasst und per E-Mail an die Abteilungsleitung versendet werden. Innerhalb der E-Mail kann die Abteilungsleitung den Eingang bestätigen.

Berichte für einzelne oder mehrere Veranstaltungen mit Filterung der Themenbereiche stehen zur Verfügung. So kann die Intendanz bei Bedarf auch einen Übersichtsbericht über alle Vorkommnisse der Veranstaltung erstellen.

Der Bericht enthält neben der Angabe der Veranstaltung auch die meldenden Personen und die Bemerkungen in den thematischen Blöcken zusammengefasst.

Workflow-Veranstaltungsbericht

Installationsschritte:

Importieren der Workflow XML-Datei.

In der Sharepoint-Skriptbibliothek gibt es eine zweite XML-Datei. Sie ist auch zu importieren und in die dort vorhandene Funktion GetUrlWorkflowSchrittMitProzessID ist die URL des PeM.Web einzutragen.

Vorbedingung:

Email-Automation für das Senden der Benachrichtigungen

Berechtigungen auf die Workflow-Schritte:

Da ein Bericht von jedem abgegeben werden kann, benötigt es nur eine Rolle, z.B. „Workflow-Veranstaltungsbericht“, damit jeder Zugriff auf den Workflow haben kann. 

Folgende Variablen des Workflows sind mit passenden Werten zu versehen:

Name der Variablen	Beschreibung des Inhalts / der Funktion
E-Mail Personalabteilung	Beinhaltet die E-Mail der Personalabteilung oder -leitung.
(Beispiel) E-Mail Ton	Beinhaltet die E-Mail des Leiters für Ton.
E-Mail …	Variablen können beliebig um weitere Abteilungsleiter, etc. erweitert werden, solang diese das Namensformat „E-Mail ABTEILUNGSNAME“ beinhalten.